Vandaag is het gebruikelijk dat bedrijven proberen om zoveel mogelijk dagelijkse taken en processen te automatiseren. Het doel van die aanpak is duidelijk: de productiviteit verhogen en de kosten verlagen. Vooral op het vlak van telefonisch onthaal wordt er naar zoveel mogelijk automatisering gestreefd. Call handling is voortaan een belangrijke uitdaging voor een bedrijf dat de ervaring van zijn klanten wil optimaliseren.
Intelligente telefoonoplossingen voor bedrijven zijn daarom relevanter dan ooit. Als u de sprong nog niet hebt gewaagd, laat ons u dan vertellen hoe u de ervaring van uw klanten kunt optimaliseren met een tool die zowel aan uw eigen behoeftes als aan die van uw klanten voldoet. Het is belangrijk dat u altijd in uw achterhoofd houdt dat de klantenservice, en met name het telefonische onthaal, vaak een echte etalage is voor een bedrijf. Zorg er dus voor dat u een hoge kwaliteit van klantenservice levert voor een unieke klantenervaring.
Maak van klanttevredenheid een prioriteit
Is mijn klantenservice efficiënt? Als u zich die vraag stelt, is dit artikel u op het lijf geschreven. Welkomstboodschappen en gepersonaliseerde menu's, herkenning van de klant, gecentraliseerd onthaal, zorgvuldig gekozen wachtmuziek, betere distributie van de oproepen, herkenning van open dossiers, precieze en efficiënte opvolging... Hier vindt u onze 5 tips om in uw bedrijf het optimale, intelligent telefonisch onthaal op te zetten.
Tip 1 - Kies voor een 100% webgebaseerde oplossing
Compatibel met alle situaties van telewerken, crisis, wijzigingen op het laatste moment, en automatisering van bepaalde procedures. In alle omstandigheden profiteert u van intelligente functionaliteiten waarmee u snel kunt reageren op een manier die is aangepast aan de verwachtingen van uw klanten. Dankzij een 100% webgebaseerde oplossing kunnen uw werknemers inkomende oproepen behandelen, thuis of op kantoor, om de bedrijfscontinuïteit te verzekeren.
Met onze ontvangstnummers, intelligente oproeproutering, configuratie in enkele klikken via grafische interfaces die zijn ontworpen voor alle soorten bedrijven en gebruikers, en ten slotte onze cloud-telefonie-oplossing, wordt het verbeteren, aanpassen of zelfs volledig omgooien van uw telefonisch onthaal kinderspel. Beheer van oproeppieken, doorschakeling naar mobiel, wijziging in real time... Alles kan worden geconfigureerd naar uw reële behoeften.
Tip 2 - Reageer doeltreffend op elk verzoek
Om de gebruikerservaring te optimaliseren, is het belangrijk dat uw team responsief is en inkomende oproepen in enkele muisklikken vakkundig doorschakelt. Daarom moet u zoveel mogelijk speelruimte hebben om op elk verzoek het passend antwoord te kunnen geven.
Met een intelligente oplossing voor telefoonontvangst kunt u ook uw gesprekken zelfstandig beheren. U kunt de personele middelen aanpassen aan de stroom van oproepen en tegelijkertijd de kwaliteit van de diensten controleren. Uw agenten profiteren ook van een grotere autonomie in hun dagelijks werk.
In het bijzonder beschikt u over geavanceerde functies zoals oproeproutering per vaardigheid. U kunt oproepen doorschakelen naar de geschiktste contactpersoon, zodat op elk verzoek zo efficiënt mogelijk kan worden gereageerd.
Tip 3 - Wees klaar voor wat u niet verwacht
Uw klanten hebben vaak informatie nodig waarvoor ze niet noodzakelijk met iemand van de klantendienst hoeven te praten. Maar het is nog steeds belangrijk om contact te kunnen hebben, wat er ook gebeurt. Als uw klant informatie nodig heeft, moet hij die gemakkelijk en snel kunnen krijgen. Denkt u niet?
Dankzij de dynamische neurale spraaksynthese kunt u doeltreffend met uw klanten communiceren zonder dat u een beroep hoeft te doen op een agent. U kunt hen waarschuwen voor onvoorziene gebeurtenissen (bv. wijzigingen van uw openingsuren) om hun wachttijd te beperken. Veel verzoeken kunnen automatisch en snel worden beantwoord. Een van de grote voordelen van deze technologie is dat antwoorden 24 uur per dag beschikbaar zijn, zonder te wachten!
Bij pieken in het telefoonverkeer hebt u daarnaast eend zicht op de gesprekken in wacht en kunt u bepaalde verzoeken automatiseren, zoals het afzeggen van een afspraak.
Ook uw team maakt onverwachte gebeurtenissen mee. Ook hier kunt u er behendig en eenvoudig mee omgaan. Dankzij het beheer van de dienstroosters en de wachtdiensten kunt u zelf de tijden bepalen waarop u bereikbaar wilt zijn. U kunt deze instellingen op elk ogenblik wijzigen om het hoofd te bieden aan eventuele last-minute wijzigingen met behulp van een aantal gemakkelijk toegankelijke/bruikbare tools.
Tip 4 - Personaliseer de ervaring van uw klanten met uw merk
Er staat voor een bedrijf dus veel op het spel wat de kwaliteit van de klantenservice betreft. Met een intelligente oplossing voor telefoonbeantwoording bent u in staat om elke situatie, de context van elk gesprek te begrijpen. Vervolgens kunt u het belpad personaliseren om elk verzoek beter af te handelen en uw klanten een unieke ervaring te bieden.
Een ander belangrijk voordeel van een intelligent telefonisch onthaal is de integratie met uw CRM of business-tool. U kunt de geschiedenis van uw interacties met uw klanten raadplegen en zo context geven aan uw interacties door de in real time verzamelde gegevens te gebruiken.
Nummerherkenning, automatische raadpleging van tickets, opvolging van klanten, herkenning van dringende oproepen, specifiek toegewezen agents... Aan alles is gedacht zodat uw teams in de beste omstandigheden kunnen reageren op elk verzoek.
Tip 5 - Meet de doeltreffendheid van uw acties
Om de klantentevredenheid te verbeteren, moet u die kunnen meten en analyseren. Dit is precies wat een intelligent telefonisch onthaal mogelijk zal maken. Bouw een gespreksanalyseraster voor uw rapportering, verkrijg gemakkelijk relevante data (percentage gemiste oproepen, gemiddelde gespreksduur, incidenten, gesprekskwalificatie, opnames, enz.), om uw verbeterpunten op te sporen en te analyseren... Dit kan nu allemaal heel gemakkelijk. En hoe? Met een tool specifiek voor de klantervaring.
Kortom, door uw klantendienst te professionaliseren wint u aan efficiëntie doordat u geen oproepen meer mist, kunt u uw oproepen op een intelligente manier beheren, uw business een boost geven en tegelijkertijd klantentrouw opbouwen en uw merkimago verbeteren!
Sta dichter bij uw klanten
Met de door Sewan voorgestelde oplossing speelt u in op alle problemen in een klantenervaring. Ze is gebaseerd op vier functionele aspecten:
- De implementatie van intelligente nummers in België en wereldwijd voor de ontvangst van oproepen.
- • Geavanceerde inflow-oplossingen, variërend van eenvoudige spraakmenu's, via de implementatie van real-time interacties met informatiesystemen, tot de implementatie van geautomatiseerde diensten.
- Eenvoudige callcenterdiensten ontworpen voor iedereen, van een klein bedrijf tot een grote KMO, om optimaal verbonden te zijn met uw klanten en te profiteren van het spraakkanaal, dat fundamenteel is voor uw uitwisselingen, overal en altijd en op elk type infrastructuur.
- • Een 100% geautomatiseerde omgeving voor de levering van oplossingen voor een record-kwaliteit en -reactiesnelheid.
Neem contact op met onze experts voor meer informatie!