Een softphone verandert een computer of smartphone in een professionele telefoon.
Hij gebruikt VoIP om via het internet te bellen en oproepen te ontvangen.
Hij maakt het mogelijk om je zakelijke nummer zowel op kantoor als op afstand te gebruiken.
Hij is bijzonder geschikt voor mobiele teams en hybride werken.
Hij beperkt de hoeveelheid apparatuur die nodig is en vereenvoudigt het beheer van gebruikers.
Een softphone is een applicatie die een computer, smartphone of tablet verandert in een professionele telefoon. Dankzij VoIP kunnen medewerkers bellen, oproepen ontvangen en hun zakelijke nummer gebruiken zonder afhankelijk te zijn van een fysiek telefoontoestel.
Een softphone combineert bovendien functies zoals doorschakelen, oproepen in wacht zetten, instant messaging en videoconferencing. Zo wordt het een centrale tool voor bedrijven die hun telefonie willen vereenvoudigen en hybride werken willen ondersteunen.
Wat is een softphone voor bedrijven?
Een softphone is een applicatie die wordt geïnstalleerd op een bestaand toestel, zoals een pc, Mac, smartphone of tablet. De interface bevat de belangrijkste functies van een professionele telefoon, zoals een numeriek toetsenblok, oproepgeschiedenis, voicemail, doorschakelen en het beheren van de beschikbaarheidsstatus.
In tegenstelling tot een klassieke bureautelefoon is er geen afzonderlijk telefoontoestel nodig. De gebruiker maakt via zijn toestel verbinding met het cloudtelefoniesysteem van het bedrijf en gebruikt bij voorkeur een headset die geschikt is voor zijn werkomgeving.
Voor een beknopte definitie kun je ook de Sewan Lexicon-pagina over softphone.
Wat is het verschil met een fysieke telefoon?
Een softphone beperkt de hoeveelheid hardware die moet worden uitgerold, omdat hij gebruikmaakt van een toestel dat al beschikbaar is. Zodra de applicatie is geïnstalleerd en het gebruikersaccount is geconfigureerd, beschikt de medewerker opnieuw over zijn zakelijke lijn en de bijbehorende telefoniefuncties.
Die flexibiliteit maakt het gemakkelijker om mobiele teams, thuiswerkers en organisaties met meerdere vestigingen uit te rusten. Ook nieuwe gebruikers kunnen worden toegevoegd zonder dat er telkens een fysieke bureautelefoon moet worden geïnstalleerd.
Hoe werkt een softphone met VoIP ?
Een softphone gebruikt VoIP, of Voice over Internet Protocol, om gesprekken via een internetverbinding te versturen. Tijdens een gesprek wordt spraak omgezet in data, in datapakketten verzonden en vervolgens opnieuw samengesteld op het toestel van de gesprekspartner.
Dankzij deze werking kan zakelijke telefonie vanaf verschillende locaties en toestellen worden gebruikt. De gesprekskwaliteit hangt wel af van de internetverbinding, de netwerkconfiguratie en de gebruikte audioapparatuur.
Wil je meer weten over deze technologie? Raadpleeg dan ook de definitie van VoIP-telefonie.
Kunnen softphones naast bestaande systemen worden gebruikt?
Wanneer een bedrijf tijdelijk nog analoge lijnen of apparatuur gebruikt, kan een VoIP-gateway zorgen voor de verbinding tussen de bestaande infrastructuur en het nieuwe IP-systeem. Zo hoeft niet meteen de volledige telefooninstallatie te worden vervangen.
Wat is de rol van het SIP-protocol?
Het SIP-protocol, of Session Initiation Protocol, regelt de signalering die nodig is voor communicatie via een IP-netwerk. Het wordt onder meer gebruikt om gebruikers te identificeren, gesprekken tot stand te brengen, sessies te beheren en verbindingen te beëindigen.
Dankzij SIP kan een softphone zich registreren bij het telefoniesysteem van het bedrijf, oproepen ontvangen en verbinding maken met interne of externe contacten.
Wil je de rol van SIP beter begrijpen? Raadpleeg dan de definitie van SIP-connectiviteit.
Welke apparatuur heb je nodig om een softphone te gebruiken?
Voor een softphone heb je geen afzonderlijke bureautelefoon nodig. Om hem optimaal te gebruiken, volstaan doorgaans drie elementen:
Een stabiele internetverbinding, vast of mobiel
Een compatibele computer, smartphone of tablet
Een microfoon en hoofdtelefoon, bij voorkeur geïntegreerd in een professionele headset
Een headset verhoogt het luistercomfort en beperkt achtergrondgeluiden, vooral in een open kantooromgeving of tijdens veelvuldige gesprekken. Voor occasionele gesprekken kunnen de ingebouwde microfoon en luidsprekers van het toestel volstaan.
Welke functies biedt een professionele softphone?
Een professionele softphone dient niet alleen om te bellen. Hij combineert telefonie, samenwerking en beschikbaarheidsbeheer in één interface.
Niet alle oplossingen bieden dezelfde functies. Controleer daarom vóór je een softphone kiest welke integraties beschikbaar zijn, of de oplossing compatibel is met je bedrijfstools en welke functies daadwerkelijk nuttig zijn voor je teams.
Waarom een softphone gebruiken voor hybride werken?
Met een softphone kan een medewerker zijn zakelijke nummer gebruiken vanuit zijn thuisomgeving, een coworkingruimte of tijdens een verplaatsing. Voor de persoon die hij belt, blijft de oproep gekoppeld aan de zakelijke identiteit van het bedrijf.
Die continuïteit is bijzonder nuttig voor verkoopteams, supportteams en klantendiensten. Medewerkers blijven bereikbaar zonder hun persoonlijke telefoonnummer te moeten delen.
De applicatie kan op een computer, smartphone of tablet worden geïnstalleerd. Afhankelijk van de gekozen oplossing kunnen gebruikers hun contacten, oproepgeschiedenis en instellingen op verschillende toestellen terugvinden.
Een softphone ondersteunt zo verschillende werkplekken zonder dat medewerkers een bureautelefoon moeten meenemen. Hij past bijzonder goed bij organisaties die telewerk, flexkantoren of hot desking toepassen.
Wat zijn de voordelen van een softphone voor bedrijven?
Minder apparatuur nodig
Een softphone maakt gebruik van computers en mobiele toestellen die al aan medewerkers ter beschikking zijn gesteld. Zo kan een bedrijf de aankoop van vaste telefoontoestellen, bijbehorende bekabeling en een deel van het hardwareonderhoud beperken.
Voor een organisatie die een nieuwe vestiging opent of thuiswerkers uitrust, kan een gebruiker vaak vanop afstand worden toegevoegd. Dat vereenvoudigt de implementatie en verkort de installatietijd, op voorwaarde dat de telefonie-infrastructuur en het netwerk al operationeel zijn.
Gebruikers eenvoudiger toevoegen of verwijderen
Met een cloudgebaseerd telefoniesysteem kan een beheerder lijnen aanmaken, wijzigen of verwijderen via een gecentraliseerde interface. Zo kan een bedrijf zijn telefonie aanpassen aan aanwervingen, seizoensgebonden activiteiten of organisatorische veranderingen.
Die flexibiliteit voorkomt dat ongebruikte apparatuur wordt bijgehouden en maakt het gemakkelijker om nieuwe medewerkers snel aan te sluiten.
Meer mobiliteit zonder persoonlijke nummers te gebruiken
Met een softphone kunnen mobiele medewerkers zakelijke gesprekken voeren vanaf hun smartphone en daarbij het zakelijke nummer van het bedrijf tonen. Zo blijven persoonlijke en professionele communicatie beter van elkaar gescheiden.
Voor verkoopteams kan deze mobiliteit worden gecombineerd met CRM-integratie en click-to-call-functionaliteit om het opvolgen van prospects te vereenvoudigen.
Telefonie en samenwerking samenbrengen
Sommige oplossingen combineren telefonie met instant messaging, videoconferencing, schermdeling en aanwezigheidsindicatoren. Gebruikers kunnen zo eenvoudig tussen verschillende communicatiekanalen schakelen zonder voortdurend van applicatie te moeten veranderen.
Deze integratie kan de interne communicatie vereenvoudigen, maar moet wel beantwoorden aan een reële behoefte. Een bedrijf dat uitsluitend wil bellen en gebeld worden, heeft niet noodzakelijk alle geavanceerde samenwerkingsfuncties nodig.
Vereenvoudig de zakelijke telefonie van je teams Rust je medewerkers uit met een oplossing die ze op kantoor, tijdens het telewerken en onderweg kunnen gebruiken.
Softphone, IP-telefoon of DECT: welke oplossing kies je?
Een softphone is niet bedoeld om alle soorten telefoontoestellen te vervangen. De juiste keuze hangt af van de werkomgeving, de gewenste mobiliteit en de frequentie van de gesprekken.
Verschillende soorten toestellen kunnen bovendien binnen één bedrijf naast elkaar worden gebruikt. Een mobiele medewerker kan bijvoorbeeld een softphone gebruiken, terwijl een receptionist een IP-telefoon gebruikt en een medewerker in een magazijn een DECT-handset gebruikt.
Voor mobiele en hybride teams biedt een softphone doorgaans de meeste flexibiliteit. Een IP-telefoon blijft een goede keuze voor vaste werkplekken waar veel gesprekken worden afgehandeld. DECT is dan weer beter geschikt voor medewerkers die zich voortdurend binnen een bedrijfslocatie moeten verplaatsen.
Welke softphoneoplossingen biedt Sewan?
Sewan biedt verschillende oplossingen om softphonegebruik af te stemmen op de behoeften van bedrijven. Doko speelt in op de dagelijkse behoeften rond telefonie en mobiliteit en biedt toegang tot gesprekken en de belangrijkste functies vanaf een computer of mobiel toestel.
Webex combineert telefonie met samenwerkingsfuncties zoals videoconferencing, instant messaging en schermdeling. Deze oplossing is geschikt voor organisaties die verschillende communicatiekanalen in één omgeving willen samenbrengen.
IT-teams en CIO-afdelingen kunnen deze diensten beheren binnen het Sewan-ecosysteem. Zo beschikken ze over gecentraliseerd beheer om gebruikers te provisioneren en rechten aan te passen volgens de behoeften van het bedrijf.
Dankzij deze aanpak kunnen verschillende gebruiksscenario's naast elkaar bestaan: softphones voor mobiele teams, IP-telefoons voor vaste werkplekken en DECT-toestellen voor medewerkers die zich binnen een bedrijfslocatie verplaatsen.
Een softphone is een applicatie die een computer, smartphone of tablet verandert in een professionele telefoon. Je kunt ermee bellen en oproepen ontvangen via VoIP, zonder dat je noodzakelijk een fysieke bureautelefoon nodig hebt.
Een softphone zet spraak om in data en verstuurt die via een IP-netwerk. Hij gebruikt doorgaans het SIP-protocol om gesprekken tot stand te brengen, te beheren en te beëindigen.
Ja. Een softphone kan je bestaande zakelijke nummer gebruiken, zodat je bereikbaar blijft met hetzelfde nummer, zowel op kantoor als op afstand.
Ja. Veel oplossingen zijn compatibel met smartphones, computers en tablets. De exacte beschikbaarheid hangt af van de applicatie, het besturingssysteem en de gekozen telefonieoplossing.
Een softphone is bijzonder geschikt voor telewerk, omdat medewerkers hun zakelijke lijn kunnen gebruiken vanaf een toestel dat met het internet verbonden is. De gesprekskwaliteit hangt wel af van de internetverbinding, het netwerk en de gebruikte audioapparatuur.
Een softphone is een applicatie die op een bestaand toestel wordt gebruikt. Een IP-telefoon is een fysiek toestel dat speciaal voor telefonie is ontworpen. Een softphone biedt vooral meer mobiliteit, terwijl een IP-telefoon doorgaans meer comfort biedt voor intensief gebruik op een vaste werkplek.
Een professionele oplossing kan de signalering en audiostromen beveiligen met versleutelingsprotocollen zoals TLS en SRTP. De veiligheid hangt daarnaast af van de configuratie van het netwerk, de toegangsrechten en de beveiligingspraktijken van het bedrijf.
Voor regelmatige gesprekken of gebruik in gedeelde werkomgevingen wordt een headset met een ruisonderdrukkende microfoon aanbevolen. Controleer de compatibiliteit met het gebruikte toestel en de applicatie.
Laat je zakelijke telefonie meegroeien Ontdek een oplossing die mobiliteit, samenwerking en eenvoudig beheer combineert om alle vormen van werken te ondersteunen.
