Belangrijke beslissingen binnen een bedrijf worden mondeling genomen: klantgesprekken, directievergaderingen, teamoverleggen en projectbriefings. Toch worden deze gesprekken zelden volledig vastgelegd. Notities zijn onvolledig, verslagen komen te laat en acties raken onderweg vergeten. De informatie bestaat, maar raakt verspreid en gaat verloren.
Smart Meeting, de nieuwe AI-oplossing van Sewan voor het optimaliseren van vergaderingen, verandert die realiteit. Automatische opname, transcriptie, een gestructureerde samenvatting en een actielijst maken van vergaderingen een echte kennisbank die doorheen de tijd kan worden benut en opgevolgd.
In dit artikel ontdek je:
Waarom vergaderingen een strategische troef zijn geworden
Hoe Smart Meeting gesprekken vastlegt, structureert en toegankelijk maakt
De concrete voordelen voor teams en bedrijfsbeheer
Het ingebouwde kader voor compliance en beveiliging
Antwoorden op de meest gestelde vragen
Waarom vergaderingen strategisch zijn geworden
Organisaties houden steeds meer vergaderingen op afstand en in hybride vorm. Dat betekent meer uitwisselingen en meer beslissingen die mondeling worden genomen, maar ook een steeds zichtbaarder verlies van informatie. Enkele signalen die herkenbaar zijn voor operationele verantwoordelijken:
Beslissingen die tijdens vergaderingen worden genomen, worden niet altijd schriftelijk vastgelegd, waardoor de uitvoering ervan moeilijker wordt.
Acties blijven in het hoofd van de deelnemers zitten, zonder duidelijke opvolging.
Afwezige medewerkers missen belangrijke informatie, waardoor de coördinatie complexer wordt.
De kennis die tijdens vergaderingen wordt opgebouwd, blijft verborgen in audiobestanden die moeilijk te benutten zijn.
De uitdaging bestaat niet langer alleen uit het efficiënt laten verlopen van vergaderingen op het moment zelf. Het gaat erom te kapitaliseren op wat er wordt gezegd, ook op lange termijn.
Smart Meeting: wat is het?
Smart Meeting is de AI-assistent van Sewan voor conversationele intelligentie. De oplossing neemt Teams- en Google Meet-vergaderingen automatisch op, maakt een volledige transcriptie en genereert vervolgens een gestructureerde samenvatting met de belangrijkste punten, genomen beslissingen en uit te voeren acties.
Voor gebruikers wordt alles gecentraliseerd in MyPhoneBoard, zodat ze in enkele ogenblikken de opnames en informatie kunnen terugvinden van alle vergaderingen waaraan ze hebben deelgenomen.
Drie stappen om gesprekken om te zetten in waardevolle inzichten
Smart Meeting is opgebouwd rond drie belangrijke stappen. Elke stap beantwoordt aan een specifieke behoefte in het dagelijkse professionele leven.
Moeiteloos vastleggen
De opname start automatisch tijdens Teams- en Google Meet-vergaderingen, zonder dat gebruikers iets hoeven in te stellen. Handmatig importeren blijft mogelijk via een vergaderlink of een audiobestand. Ook de chat van de vergadering is toegankelijk vanuit dezelfde omgeving.
Automatisch structureren
De transcriptie is volledig en wordt intelligent per onderwerp in hoofdstukken ingedeeld. Samenvattingen en actielijsten worden binnen enkele ogenblikken gegenereerd. De navigatie is gesynchroniseerd: met één klik op een passage in de transcriptie ga je rechtstreeks naar het overeenkomstige moment in de video. Bedrijfsspecifieke trefwoorden kunnen bovendien worden aangepast om de kwaliteit van de transcripties verder te verbeteren.
Veilig delen
Vergaderingen kunnen worden gedeeld via een beveiligde link met toegangscontrole. Een vergadering kan met één klik worden vergrendeld en na elke vergadering wordt automatisch een samenvattende e-mail naar de deelnemers gestuurd.
Concrete voordelen voor de onderneming
Smart Meeting biedt voordelen op vier belangrijke vlakken van de dagelijkse werking:
Productiviteit: Teams verliezen geen tijd meer met het opstellen van vergaderverslagen. De samenvatting is binnen enkele minuten na de vergadering beschikbaar.
Traceerbaarheid: Beslissingen en engagementen worden schriftelijk vastgelegd, kunnen worden gedeeld en worden gearchiveerd. De interne coördinatie verloopt vlotter.
Continuïteit: Alle vergaderingen samen vormen een doorzoekbare kennisbank die doorheen de tijd kan worden geraadpleegd. Nieuwe medewerkers vinden er duidelijke ondersteuning voor hun onboarding.
Sturing: Acties worden geïdentificeerd en verantwoordelijkheden toegewezen. De opvolging gebeurt op basis van schriftelijke informatie, niet op basis van herinneringen.
Een gecontroleerd kader voor professioneel gebruik
Compliance is een essentieel aandachtspunt wanneer professionele gesprekken worden opgenomen. Smart Meeting is ontworpen om hierop op drie vlakken een antwoord te bieden:
Juridisch kader: Expliciete toestemming is vereist vóór elke opname, de gegevens worden in Europa gehost en GDPR-conformiteit wordt gewaarborgd.
Toegangsbeveiliging: SSO-authenticatie via OnePass biedt toegang tot de opnames, volledige traceerbaarheid wordt verzekerd via auditlogs en een vergadering kan op elk moment worden vergrendeld.
Administratief beheer: Het verbruik kan worden opgevolgd en licenties kunnen centraal worden beheerd via Sophia, de beheerconsole voor de diensten van Sewan.
Q&A: Smart Meeting
Bij de lancering ondersteunt de automatische opname Teams en Google Meet. Handmatig importeren blijft mogelijk via een vergaderlink of een audiobestand. De integratie met Zoom staat gepland op de roadmap.
Ja. Alle gegevens die door Smart Meeting worden verwerkt, worden in Europa gehost, in overeenstemming met de GDPR-vereisten.
Voor elke opname is expliciete toestemming vereist. Deze functie is standaard geïntegreerd in de oplossing en kan niet door de gebruiker worden omzeild.
Smart Meeting kan worden geactiveerd vanuit MyPhoneBoard en vormt een natuurlijke aanvulling op een bestaande Hosted Telephony-oplossing. De dienst blijft ook zonder vereisten toegankelijk voor andere Sewan-klanten.
Een onbeperkt abonnement per gebruiker, zonder contractuele verplichting, met de eerste maand gratis om de oplossing in reële omstandigheden te evalueren.
Transformeer de productiviteit van elke vergadering Smart Meeting is een door Sewan ontwikkelde oplossing die de productiviteit van teams tijdens vergaderingen verhoogt.
