RGPD – Politique de protection des Données Personnelles

1. Définitions

TERMES	DEFINITIONS
• Client	Toute personne physique ou morale bénéficiant directement des Services de SEWAN BELGIUM ou via un de ses partenaires
• Donnée Personnelle ou Donnée à Caractère Personnel	Désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «Personne Concernée») ; est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des Données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
• Personne Concernée	Désigne la personne physique à laquelle sont relatives les Données Personnelles.
• Réglementation	Désigne l’ensemble des lois et règlements applicables en Belgique en matière de protection des Données Personnelles
• Responsable de Traitement	Désigne la personne qui détermine les finalités et les moyens d’un Traitement, c’est-à-dire l’objectif et la façon de le réaliser.
• Service	Désigne la ou les prestations fournies par SEWAN BELGIUM et décrites dans les documents contractuels liant les Parties.
• Sous-Traitant	Le Sous-Traitant est la personne qui traite des Données pour le compte d’un autre organisme (« le Responsable de Traitement »), dans le cadre d’un Service ou d’une prestation.
• Traitement	Désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des Données Personnelles ou des ensembles de Données Personnelles, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
• Utilisateur	Désigne toute personne physique qui bénéficie des Services.
• Violation de Données Personnelles	Désigne la violation de la sécurité entraînant de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données Personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à des Données Personnelles.

2. Préambule

SEWAN BELGIUM s’engage à respecter toutes les obligations résultant de l’application de la réglementation applicable en matière de protection des Données à Caractère Personnel, en particulier les dispositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des Données à Caractère Personnel et à la libre circulation de ces Données (“RGPD”).

La présente politique décrit les Traitements de Données Personnelles effectuées par SEWAN BELGIUM dans le cadre de la fourniture des Services, pour lesquels SEWAN BELGIUM agit en qualité de Responsable de Traitement.

3. Quelles catégories de Données Personnelles traitons-nous ?

Dans le cadre de son activité SEWAN BELGIUM veille à traiter uniquement les Données Personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire à la réalisation des Services souscrits par le Client conformément au principe de minimisation (article 5.1.c du RGPD).

SEWAN BELGIUM traite les catégories de Données Personnelles suivantes :

• Données d’identification/Données de contact : civilité, nom, prénoms, société, poste occupé, adresse postale, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), adresse de courrier électronique, identifiants techniques de l’Utilisateur ;
• Données de connexion et d’usage des Services : logs de connexion, identifiants publicitaires, adresse IP notamment ;
• Données relatives au support fourni dans le cadre de nos Services :informations figurant sur les tickets d’incidents ou dans les enregistrements téléphoniques d’un Utilisateur du Client signalant un incident ;
• Données d’interactions avec nos Services : compte rendu d’interventions, adresses IP utilisées pour visiter notre site, utiliser nos applications et consulter nos e-mails (système d’exploitation utilisé, type d’équipement, etc.) ;
• Données relatives à la transaction et au suivi de la relation commerciale : numéro de transaction, détail de l’achat, de l’abonnement, du produit ou Service souscrit, adresse de livraison, historique des achats et des prestations de Services, retour des produits, correspondances avec le Client et service après-vente, échanges et commentaires des Clients et prospects, personne(s) en charge de la relation Client… ;
• Données relatives aux règlements des factures : notamment moyens de paiement, données de facturation, modalités de règlement des factures, remises consenties, soldes et impayés ;
• Données de profil : par exemple les retours d’informations et réponses aux enquêtes ;
• Données de trafic et d’acheminement des communications ;
• Données hébergées : Données Personnelles de l’Utilisateur qui peuvent être enregistrées ou conservées (par exemple, les annuaires), données que l’Utilisateur confie à SEWAN BELGIUM dans le cadre de l’utilisation du Service (données hébergées) ;
• Cookies et autres traceurs déposés sur notre site web et nos applications. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre politique cookies.

4. Pourquoi traitons-nous vos Données Personnelles ?

Dans le cadre de son activité SEWAN BELGIUM veille à ce que les Données Personnelles soient traitées de manière licite pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, conformément à l’article 5.1.a et 5.1.b du RGPD. Vos Données Personnelles peuvent notamment être traitées dans les conditions de licéité et finalités suivantes :

• Base légale : exécution du contrat

Finalités :

Facturation des Clients
Gestion des abonnements et d’utilisation des Services
Gestion des équipements
Gestion des commandes
Interventions sur le site du Client
Formations aux outils pour le Client
Déploiement du réseau
Authentification et identification sur le portail Client de SEWAN BELGIUM
Communication Clients dans le cadre des opérations de maintenance technique
Gestion des impayées
Traitement des réclamations et des résiliations
Hébergement de Données Utilisateurs
Communications nécessaires à l’exécution du contrat

• Base légale : Intérêts légitimes

Finalités :
Lutter contre la fraude
Gestion des impayés
Déploiement des produits et des Services SEWAN BELGIUM
Déploiement du réseau
Sécurisation des technologies de l’information
Réponse aux enquêtes de satisfaction dans le but de déterminer les axes d’amélioration de nos Services
Réalisation d’études statistiques
Formation des salariés de SEWAN BELGIUM en s’appuyant sur les grilles d’analyse et/ou les enregistrements dans un intérêt pédagogique pour le salarié
Evaluation des salariés de SEWAN BELGIUM

• Base légale : Consentement

Finalités :

Améliorer la qualité de Service sur nos réseaux par collecte d’informations du terminal
Identifier les prospects ou le Client et ses besoins ou offres
Faire des recommandations personnalisées aux Clients
Proposer des offres ciblées et adaptées aux Clients de SEWAN BELGIUM et ses filiales

• Base légale : Obligation légale et réglementaire

Finalités :
Archiver les données comptables et juridiques
Répondre aux demandes de tiers autorisés par la réglementation
Répondre aux réquisitions des autorités
Gérer les demandes d’exercice des droits des personnes concernées
Gestion des précontentieux et contentieux
Prévention de la fraude et application des sanctions rattachées.

5. Qui traite vos Données Personnelles ?

Afin d’accomplir les finalités mentionnées ci-dessus, vos Données Personnelles sont transmises uniquement à des destinataires habilités et compétents, conformément à la règlementation en vigueur, à savoir :

Les services internes de SEWAN BELGIUM
Les Sous-traitants et éventuels prestataires de SEWAN BELGIUM
Les autorités compétentes à leur demande en réponse à une procédure judiciaire, à des recherches judiciaires, des sollicitations d’informations ou afin de se conformer à d’autres obligations légales.

6. Quid des transferts hors Union-Européenne ?

Les Données Personnelles collectées sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union-Européenne. Dans ce cas, SEWAN BELGIUM prend les dispositions nécessaires avec ses Sous-traitants et partenaires pour garantir un niveau de protection des Données Personnelles adéquat et ce en toute conformité avec le RGPD et les lois applicables en matière de protection des Données à caractère Personnel.

7. Comment sécurisons-nous vos Données Personnelles ?

SEWAN BELGIUM a défini des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos Données Personnelles. Les mesures prennent en compte la catégorie des Données Personnelles et le niveau de risque que présente le traitement.

En ce sens nous avons mis en place :

Une sensibilisation des collaborateurs SEWAN BELGIUM aux enjeux et bonnes pratiques autour de la protection des Données Personnelles
La sécurité des accès physiques et logiques
La sécurité de l’exploitation
La sécurité des actifs
La sécurité dans les relations avec les Sous-traitants

8. Quelle est la durée de conservation de vos Données Personnelles ?

SEWAN BELGIUM conserve vos Données Personnelles pour des durées permettant d’accomplir les finalités citées à l’article 4 des présentes. La durée de conservation de ces Données dépend de chaque finalité de traitement. Lorsque la loi nous l’impose, nous conservons certaines informations pour une durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables dans le cadre de notre activité d’opérateur télécom.

9. Quels sont vos droits ?

Conformément au RGPD, vous disposez de différents droits sur vos Données Personnelles.

En notre qualité de Responsable de Traitement, vous pouvez nous demander à tout moment l’accès aux Données Personnelles vous concernant, leur rectification, leur effacement (dans la mesure où cela n’empêche pas la bonne exécution de notre relation contractuelle ou le respect des obligations légales) et la limitation d’un ou plusieurs traitements particuliers de Données Personnelles vous concernant, dans les conditions prévues par la Réglementation.

Vous disposez par ailleurs du droit de vous opposer à un traitement de vos Données Personnelles dans les conditions fixées par la Réglementation. Il est donc important que les informations que vous transmettez à SEWAN BELGIUM soient exactes et à jour, et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

10. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le délégué à la protection des Données de SEWAN BELGIUM à l’adresse suivante :

SEWAN
Comité Délégué à la Protection des Données
2 Cité Paradis
75010 Paris
Ou par email à l’adresse électronique suivante : dpo@sewan.fr

SEWAN BELGIUM vous fournira les informations sur les mesures prises à la suite de votre demande dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande conformément à l’article 12 du RGPD. Dans le cas où votre demande présente un degré de complexité et/ou dans le cas où SEWAN BELGIUM fait face à un nombre de demandes important, le délai de réponse pourra être prolongé de deux mois. . Dans ce dernier cas, SEWAN BELGIUM vous fournira, dans un délai d’un mois après la réception de votre demande les motifs de la prolongation.

Par ailleurs, conformément à l’article 12.5 du RGPD, lorsque les demandes sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, SEWAN BELGIUM peut exiger le paiement des frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées, ou refuser de donner suite à ces demandes.

11. Introduire une réclamation auprès de l’ADP

Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de l’ADP via son site internet www.autoriteprotectiondonnees.be ; et dans certains cas déterminés directement en ligne : Introduire une plainte | Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be)

Vous pouvez également envoyer un email à contact@apd-gba.be si vous souhaitez prendre un rendez-vous téléphonique.